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電子取引データの保存 ｜ 電子帳簿保存法 ｜ 用語解説 ｜ CIAC.JP
電子取引データの保存は、可視性の確保と真実性の確保を満足する必要がありますが、 難しいことはありません。(*)令和5年度税制改正により、中小企業の経理実務を考慮して、 要件が緩和されています。
可視性の確保
可視性の確保には、以下の２つの条件を満足する必要があります。
- モニター・操作説明書等の備付け
- 検索要件の充足
ただし、「課税年度前の売上高が5,000万円以下の方」、 または「電子取引データをプリントアウトして日付及び取引先ごとに整理されている方」は、 電子取引データの「ダウンロードの求め」に応じることができるようにしていれば、 「２．検索要件の充足」の要件は不要になります。
簡単に言うと、仕事で使っているパソコンや操作マニュアルがあり、プリントアウトした書面を整理してファイリングしていれば、 「可視性の確保」は満足していると言えます。
真実性の確保
真実性の確保は、不当な訂正削除の防止に関する事務処理規程を制定し、遵守することが必要です。 簡単に言えば、真実性の確保は、事務処理規程を制定すればいいと言えます。 事務処理規程のサンプルは、国税庁HPに掲載されています。
また、電子取引データが原本になりますので、電子取引データを消さずにそのまま保存する必要があります。
準備が間に合わない場合
準備が間に合わない場合は、以下の１と２を満足すれば、電子取引データを保存しておくだけで大丈夫です。
- 電子取引データ保存の一定のルールに従って電子取引データを保存することができなかったことについて、 所轄税務署長が相当の理由があると認める場合（事前申請等は不要です。）
- 税務調査等の際に、「電子取引データのダウンロードの求め」 「電子取引データをプリントアウトした書面の提示･提出の求め」にそれぞれ応じることができるようにしている場合
