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スキャナ保存 ｜ 電子帳簿保存法 ｜ 用語解説 ｜ CIAC.JP
紙の領収書･請求書などは、その書類自体を保存する代わりに、スマホやスキャナで読み取った電子データを保存することができます。
スキャナ保存のメリット
スキャナ保存を行うメリットは、以下のものがあります。
- 読み取った後の紙の書類を廃棄できるので、紙の書類のファイリング作業や保存スペースが不要になります。
- 紙で受け取った領収書などをスマホで読み取って経理担当に送付すれば、書類の受け渡しから保存までをスキャナデータのみでできるので、 経理担当もテレワークがしやすくなります。
- スキャナ保存を始めるための特別な手続きは、原則必要ないので、任意のタイミングで始められます。
重要書類と一般書類
スキャナ保存を行うためのルールとして、 重要書類と一般書類として、分けて考えられています。
重要書類は、資金や物の流れに直結･連動する書類のことで、 具体的には、契約書、納品書、請求書、領収書などが該当します。 重要書類の場合は、スキャナデータとそのデータに関連する帳簿の記録事項との間において、 相互にその関連性を確認することができるようにしておく必要があります。
一般書類は、資金や物の流れに直結･連動しない書類のことで、 具体的には、見積書、注文書、検収書などが該当します。
